В последнее время достаточно часто работодатели нанимают сотрудников на личном транспортном средстве. Это условие не требует предоставления служебных автомобилей для рабочих поездок, что существенно экономит работодателю его бюджет и возможные затраты.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 110-56-12 (Москва)

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

8 (800) 222-69-48 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Но использование арендованного транспортного средства у сотрудника, требует определенных расходов на оплату ГСМ и возможный износ имущества.

Первоначальная информация

Использовать свой личный автомобиль на цели работодателя – это достаточно выгодное условие, так как можно вовсе забыть про необходимость лично платить за бензин и техническое обслуживание транспортного средства.

Компенсация ГСМ не подвергается налогообложению, но для этого требуется заключить соответствующий договор, в котором будет все четко прописано, чтобы у ИФНС не возникло дополнительных вопросов.

При очередной сдаче отчетности в налоговую службу, обязательно подается дополнительно договор на предоставление транспортного средства сотрудником в аренду.

Здесь необходимо присутствие всей информации, а также регулярный путевой маршрут и количество ежемесячных поездок, за которые компенсируется оплата ГСМ и обслуживания авто.

Договор дополнительно подкрепляется соответствующим соглашением и копией свидетельства транспортного средства. Лишь при таких обстоятельствах не придется платить взносы НДФЛ в исполнительный орган власти ИФНС.

Условия предоставления

Чтобы работодатель мог использовать транспортное средство своего сотрудника для рабочих обязанностей, требуется соблюдения ряда условий предоставления:

  1. Автомобиль должен подходить под рабочую специальность сотрудника при использовании его для служебных поездок.
  2. Транспортное средство, должно быть в полном распоряжении собственника, в ином случае оно будет непригодно для работы.
  3. Между сторонами требуется заключение соответствующего договора и соглашения на оказание услуг.
  4. Обязательно делается копия свидетельства о регистрации автомобиля, и все необходимые данные передаются в ИФНС.
  5. Дополнительно в соглашении работодатель и сотрудник прописывают период использования некоммерческого авто.

Все эти условия обязательны для соблюдения, если ГСМ будет компенсироваться в официальном порядке, как этого требует настоящее законодательство Российской Федерации.

Определение размера помощи

Компенсация бензина при использовании сотрудником для рабочих целей личного транспортного средства, а именно ее величина, зависит от следующих обстоятельств:

  • соглашение, которое заключили обе стороны (работодатель и сотрудник на предмет использования и аренды ТС);
  • количество поездок, которое совершается ежемесячно при использовании арендованного транспортного средства;
  • характер работы, которая выполняется сотрудником при использовании личного автомобиля;
  • иные условия, которые сотрудник и работодатель прописали в договоре использования авто в рабочих целях.

Все эти моменты, могут оказать непосредственное влияние на размер компенсации, которую работодатель обязывается ежемесячно возмещать своему сотруднику с личным автомобилем.

Законодательная база

Урегулирование спорной ситуации, связанной с правилами предоставления компенсации за бензин при использовании арендованного транспортного средства, основывается на следующих нормативно правовых актах:

Федеральный закон № 443 от 28.12.2013 года «Об основах социального обслуживания населения»
Федеральный закон № 143 от 15.11.1997 года «Об актах гражданского состояния»
Федеральный закон № 210 от 27.07.2010 года «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
Трудовой Кодекс Российской Федерации статья № 188 «Возмещение расходов при использовании имущества работника для рабочих целей»

На основании этого действующего законодательства, сотрудники, которые используют личные автомобили для рабочих целей, вправе претендовать на компенсацию расходов по обслуживанию ТС и ГСМ.

Правила подачи заполненного образца на компенсацию за бензин сотрудникам без аренды транспортного средства

Ежемесячно, сотрудники, которые используют личные транспортные средства для рабочих целей, но при этом не сдают авто в аренду, должны подавать соответствующее заявление работодателю о возмещении компенсации за бензин. Здесь отражается следующая информация:

  1. Все необходимые сведения о сотруднике, кто использует свое авто в целях работодателя.
  2. Необходимая информация о работодателе, на чье имя ежемесячно представляется заполненный бланк.
  3. Детальная информация о транспортном средстве, которое регулярно используется в рабочих целях.
  4. Совершенное количество поездок по нуждам работодателя в течение прошлого месяца.
  5. Пробег, который был на автомобиле до начала месяца, и тот который стал в конце календарного месяца.
  6. Количество поездок, или примерный пробег, который был совершен при использовании авто в нерабочее время.
  7. Стоимость ГСМ, а также информация о технических характеристиках авто и потреблении бензина на 100 километров.
  8. Определенная сумма, которую работодатель обязан возместить за использование личного автомобиля в рабочих целях.
  9. Дата оформления документа, а также подпись и расшифровка сотрудника, кем используется личное авто для работы.

Вся эта информация должна быть отражена в подробной форме, так как она будет учитываться при сдаче налоговой отчетности.

Заявление на предоставление компенсации сотруднику ГСМ

Фото: заявление на предоставление компенсации сотруднику ГСМ

Лишь при этих обстоятельствах, величина компенсационной выплаты не подвергнется налогообложению. Бланк заявления можно скачать здесь.

Играет ли роль на сумму помощи зарплатный налог

При использовании транспортного средства сотрудника в рабочих целях, ему на зарплатную карту совершается три отдельных начисления:

  • компенсация за обслуживание автомобиля и потраченных средств на ГСМ;
  • аванс от окладной части, за время, которое было отработано в месяце;
  • заработная плата по итогам всего календарного месяца совокупно с премиями и иными поощрениями.

При этом налогообложение, которым облагается официальный источник дохода, никак не влияет на сумму помощи при компенсации ГСМ и обслуживания транспортного средства, так как последнее начисление не подвергается пенсионным отчислениям или налогообложению.

Можно ли увеличить размер выплаты

Граждане, которые регулярно используют личный транспорт для работы, могут увеличить сумму ежемесячной компенсационной выплаты, но лишь при определенных обстоятельствах:

  • увеличилось число поездок, совершаемых в месяц при использовании личного автомобиля;
  • транспортному средству, которое используется для работы, необходим ремонт или иное сервисное обслуживание;
  • произошло подорожание бензина или иного расходного материала, который используется при работе автомобиля;
  • сотрудник сменил автомобиль на иное транспортное средство, которое потребляет большее количество бензина;
  • изменился временной промежуток использования транспортного средства, как известно зимой автомобили потребляют большее количество ГСМ.

При наличии этих условий, сотрудник вправе претендовать на увеличение ежемесячной суммы компенсации за использование своего авто в коммерческих целях своего работодателя.

Кому могут отказать

Несмотря на то, что работодатель при оформлении на работу сотрудника со своим автомобилем обязуется компенсировать его расходы на ГСМ, в ряде случаев можно получить отказ в этом, а именно:

  1. Сотрудник трудоустроен неофициально, из-за чего работодатель решил поступить недобропорядочно.
  2. Ранее у сотрудника имелся определенный дисциплинарный проступок, который повлек за собой отказ в предоставлении компенсации.
  3. Сотрудник находился в отпуске и его автомобиль не использовался по требованию работодателя.
  4. Запрашиваемая сумма компенсации не соответствует действительному пробегу и поездкам, которые были совершены.
  5. При поездке на своем автомобиле по рабочим целям, пострадало транспортное средство и груз по вине самого водителя.

В последнее время все чаще на официальную работу приглашаются граждане, которые имеют свое транспортное средство.

Нынешним работодателям более выгодно оплачивать ГСМ и обслуживание авто, чем содержать свой собственный автопарк.

Желающих устроиться на работу с персональным автомобилем предостаточно, что позволяет работодателям отказаться от необходимости приобретения собственного автопарка и его содержания.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.