Больничные листы выписываются, когда официально оформленный сотрудник обращается за медицинской помощью и не может выполнять свои функциональные обязанности на работе.

Бумажный больничный известен всем, но в связи с внедрение нового вида документа, встречается много вопросов, например, как будет выглядеть электронный больничный лист (листок нетрудоспособности) в 2020 году.

Он отличается от привычного варианта, но тем не менее, не несет в себе никаких особых изменений, кроме внешнего вида.

Вводная информация

Чтобы сотруднику не ставили на работе прогулы, когда он заболел, был создан больничный лист, выписываемый врачом и подтверждающий, что болезнь действительно имеется.

До недавнего времени данные о периоде, особенностях болезни, стаже и зарплате человека указывались на бумаге, после чего сам сотрудник получал документ при выписке и предоставлял его работодателю.

На его основании работодатель рассчитывал пособие, уплачивал его, а потом направлял в ФСС требование о возмещении средств.

Такой подход был неудобен для всех сторон, и в первую очередь для пациента, ведь ему приходилось брать лист и нести его на место работы, рискуя потерять документ или испортить его.

На передачу документа требуется время, поэтому и пособие приходит не так быстро, как можно было бы ожидать.

Электронный вариант прежде всего сделал процесс получения больничного более удобным для самого пациента, ведь он может отслеживать его статус даже дома, а чтобы передать больничный начальству, достаточно просто сообщить набор цифр.

В базе у каждого документа есть уникальный идентификатор, и при его наличии, поиск нужной записи не вызовет сложностей.

Нормативные акты

Понятие электронного листка нетрудоспособности обсуждалось давно, но закон 86-ФЗ, который буквально легализует его, начал работать только в июле 2020 года после принятия в мае.

Он внес изменения в законы 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании” и 323-ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан”.

В связи с этим законы были изменены таким образом, чтобы понятие больничного листа внедрялось в сферу и было абсолютно законным, при этом прописано, что электронная версия может оформляться только по согласию пациента.

Конкретные требования при оформлении листка нетрудоспособности прописаны в приказе Минздравсоцразвития 624н “Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности”.

Он утверждает форму заполнения этих листов, информацию, которая в них должна быть, а также особенности выдачи документа при разных ситуациях.

Заполнение не отличается в ситуации с бумажным и электронным вариантами, поскольку информация в них содержится одинаковая и от формы подачи не меняется.

Пример того, как выглядит электронный больничный лист

Листок нетрудоспособности, который оформляется в электронном формате, по внешнему виду отличается от бумажного варианта.

Прежде всего он имеет четыре раздела, отдельных друг от друга, где могут работать медицинские сотрудники и работодатели, основные поля остались неизмененными в сравнении со стандартным документом.

Для медика нужно указать место работы пациента, период нетрудоспособности, свою квалификацию и ФИО, а также позаботиться о наличии дополнительных кодов нетрудоспособности.

Для работодателя интерфейс будет схожим с бумажным листком, нужно будет ввести следующие данные:

  • название организации (наименование ИП);
  • является ли место работы основным, или по совместительству;
  • номер регистрации и код подчиненности;
  • ИНН сотрудника;
  • средний заработок за два предшествующих года, а также средний заработок за день по итогам этого периода;
  • страховой стаж в количестве полных лет и месяцев (на протяжении которых производилась уплата страховых взносов);
  • нестраховые периоды;
  • период, за которое будет формироваться и выплачиваться пособие;
  • разбивка выплаты на средства, выплачиваемые из бюджета работодателя и из средств ФСС, а также полная сумма с уже вычтенным НДФЛ, как правило, НДС с этих выплат не берется;
  • дата, когда человек должен приступить к работе;
  • ФИО руководителя и главного бухгалтера.

В электронном листе указываются все те данные, которые можно найти и в бумажном листке, разница состоит только в том, что эти записи можно откорректировать в нужный момент. Информация сразу же вносится в базу данных и потом может быть запрошена ФСС.

Подробно о заполнении может рассказать этот образец:

Заполнения ЭБЛ

Как это работает

Человек, которому требуется больничный, должен прийти в медицинское учреждение и пройти врачебный осмотр, если жалобы подтвердятся, то специалист выпишет листок и тем самым начнет период лечения.

Всю информацию о пациенте врач вносит в единую информационную базу, где после сохранения другие участники процесса предоставления пособия и обработки листков могут получать необходимые им данные.

Пациент получает уникальный номер записи в системе, с которым он идет к работодателю и введя его в систему, бухгалтер получает доступ к документу, и может переносить некоторую информацию в свой раздел.

Взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН

Фото: схема взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН

После ввода информации о стаже, заработке сотрудника и дополнительной информации, работодатель может передать информацию в ФСС в виде законченного файла, где уже назначают выплату своей части.

Сам сотрудник может отслеживать судьбу своего больничного листка, зарегистрировавшись в личном кабинете ФСС с помощью Госуслуг. При обнаружении ошибок или неточностей он вполне может оперативно обратиться за исправлением ситуации к виновникам.

Действия кадровиков при получении ЭЛН

После заполнения электронного больничного листа он ожидает времени закрытия, и только тогда отправляется работодателю.

Он получает уведомление в своем личном кабинете и может просматривать информацию сразу же, но видеть диагноз не может, доступная информация ограничивается кодом болезни, периодом нетрудоспособности и даты открытия/закрытия больничного листка.

Работа организации, в которой трудится человек, не отличается от бумажного листка, и относительно электронной версии действуют общие требования.

Кадровики должны указать размер зарплаты за последние два года, рассчитать средний показатель и сформировать выплату за весь период нетрудоспособности, стаж также необходимо оговорить.

Если специалисты работают в специальных программах, например, 1С, то они могут перенести основные данные из другой базы, а при ведении документооборота и хранении информации в базе данных, считать доход за последние годы будет не нужно.

После заполнения на кнопку сохранения лист будет отправлен в ФСС, а работодатель будет должен оплатить больничный при ближайшей заработной плате.

Если он находится в регионе, участвующем в пилотном проекте ФСС “Прямые выплаты”, то предприятие платит только свою часть, а остальную платит ФСС напрямую сотруднику.

Как подготовиться работодателям

Чтобы иметь возможность принимать, рассчитывать и передавать электронные больничные, работодатель должен подключиться к базе ФСС в качестве юридического лица через учетную запись сервиса Госуслуги.

Иным способом зарегистрироваться не получится, а когда это сделано, нужно обзавестись усиленной электронной подписью для бухгалтера и выделить ему рабочее место, на котором он сможет работать с системой и заполнять документы.

Параллельно следует издать приказ, который проинформирует сотрудников о введении электронных больничных, но по закону они могут самостоятельно выбирать, в каком формате подавать документацию, и обязать их нельзя.

Когда компания не хочет делать переход на электронные больничные, то она вполне может принимать только бумажные варианты, это же можно сделать и при отсутствии технической возможности.

В этом случае сотрудников также нужно предупредить о том, что электронные листки не будут работать, и даже если они оформили такой, они будут посылаться на переоформление.

Плюсы ЭЛН

Электронный листок нетрудоспособности имеет массу плюсов, которые упрощают взаимодействие всех участников системы и позволяют им быстрее обрабатывать информацию о положенных выплатах.

В числе преимуществ можно указать:

  • сотрудник не должен ходить по кабинетам врачей для получения печатей, что экономит время;
  • запись в базе данных невозможно потерять, забыть или испортить;
  • электронный документ не нужно передавать бухгалтеру лично, достаточно назвать номер по телефону или электронной почте;
  • работодатель может не оплачивать весь период нетрудоспособности, а только первые три дня, если он находится в регионе, в котором работает проект “Прямые выплаты” от ФСС.

Останется ли бумажный вариант

Сейчас электронные больничные листы уже работают, и доступно оформление как электронных вариантов, так и бумажных, они имеют равную ценность и одинаково принимаются.

В дальнейшем ЭЛН должны вытеснить бумажные, но пока их оставляют без указания конкретного времени действия, ведь еще много медучреждений и работодателей пока не готовы перейти на электронный документооборот.

В отношении сотрудника может быть заведен электронный листок только если он напишет соответствующее согласие, так как в базу данных попадают его личные данные.

Если же работодатель перешел на электронные документы, а сотрудник принес бумажный, ему не могут отказать, и придется работать по старой системе, заполняя листы вручную, а затем передавая ФСС для узаконивания.

Электронный листок нетрудоспособности на данный момент является одним из двух методов официального оформления больничного, которые разрешены законом.

Для его использования нужно завести личный кабинет и электронную цифровую подпись, а сам листок имеет вид таблицы в единой базе.

Такой бланк позволяет быстрее получить выплату и провести все документальные действия, уменьшая неудобства для всех сторон до минимума.