Больничные листы оформляются в ситуациях, когда официально оформленный на предприятии сотрудник не может выполнять свои обязанности из-за болезни.

В 2020 году кроме бумажных документов, которые были доступны и ранее, начали использоваться электронные листки нетрудоспособности.

Они позволяют передавать информацию быстрее, используя общую базу данных для ФСС, работодателя и медицинских сотрудников.

Специалистам пригодится инструкция по заполнению электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) в РФ в 2020 году, ведь несмотря на большее удобство, ошибки все равно остаются нежелательными.

Общие моменты

Кроме бумажного типа больничного листка, действовавшего еще с прошлого века, на данный момент можно использовать и электронный метод фиксации информации.

Пациент, приходя в врачу, пишет согласие на формирование именно электронного больничного, исходя из этого, врач вносит его данные в базу, где они доступны и другим участникам.

Письменное согласие человека является основополагающим, так как его персональные данные передаются в электронную базу, и несмотря на защиту, могут стать доступны посторонним людям.

Если работодатель не хочет, или технически неспособен обеспечить такой документооборот, он может продолжать пользоваться бумажным форматом.

Но подготавливать базу для полного перехода на онлайн-листки все же нужно, так как одновременное действие обоих разновидностей больничных будет скорее всего временным.

Чтобы зарегистрироваться в системе, достаточно иметь профиль юридического лица на сайте Госуслуги, а вход в личный кабинет в системе ФСС может осуществляться с его помощью.

Для бухгалтера необходимо предусмотреть наличие электронной цифровой подписи, это же требование относится и к врачам, для которых необходима квалифицированная подпись для взаимодействия с документами.

Когда врач закрывает больничный, он сообщает человеку номер его больничного документа, который передается работодателю. Никаких бумаг передавать не нужно, как и от работодателя в ФСС.

Взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН

Фото: схема взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН

Какими законодательными актами регулируется

Электронные листы были введены в 2020 году с помощью закона 86-ФЗ, главной задачей которого было изменение аспектов других законов.

В частности, этому подверглись нормативные акты “Об обязательном социальном страховании”, а также “Об основах охраны здоровья граждан”.

Изменения заключались в том, что кроме единственного бумажного больничного на бланке по согласию пациента мог оформляться электронный больничный, причем это происходило официально, и этот документ был вполне законен.

Заполнение электронного документа производится хоть и в другом формате, но информация, вносимая в него, не отличается от бумажного варианта.

Полный перечень данных можно увидеть в приказе Минздрава 624н, в котором полностью регламентируется порядок заполнения документа.

Тут же сказано, что все данные должны быть заверены специалистами, но требование о том, что выходить за поля и закрывать их печатью нельзя, в этом виде документа попросту не нужно.

Образец заполнения бумажной формы

Заполнять стандартный бумажный листок нетрудоспособности несложно, для этого он разбит на две части, одна из которых предоставляется врачу, а другая — работодателю.

Врач пишет в своем разделе о названии медучреждения, его адресе, и регистрационном номере юрлица. Далее следует дата выдачи документа, ФИО пациента, его дата рождения, пол и причина нетрудоспособности согласно соответствующему классификатору.

Также врач указывает место труда человека, трудится он там по совместительству или в качестве основного места работы.

Если человек нарушал режим, об этом делается отметка, также, как и в случае, если его направили на медико-социальную экспертизу или положили в стационар.

Последним блоком будет указание периода освобождения от работы, должности врача и его ФИО, дата начала работы выводится отдельно, и остается только подписаться.

В блоке для работодателя оговариваются следующие данные:

  • наименование компании;
  • ее регистрационный номер и код подчиненности;
  • ИНН и СНИЛС работника;
  • страховой стаж за полное количество лет и месяцев;
  • за какой период нужно назначать пособие;
  • средняя заработная плата за два последних года, которые предшествуют текущему, а также заработок за день;
  • размеры пособия за счет работодателя, ФСС и итоговая сумма;
  • ФИО руководителя, бухгалтера и их подписи.

Пошаговая инструкция по заполнению электронного листа нетрудоспособности

Электронный листок нетрудоспособности заполнять не сложнее, чем бумажный вариант, в плюс к этому, можно не бояться случайных ошибок и порчи бланка. Врач заполняет документ, заходя в свою учетную запись и используя усиленную цифровую подпись.

Вся работа производится через личный кабинет на специальном сайте ФСС, куда нужно войти. Работодатель может воспользоваться системой только при регистрации в качестве юридического лица на сайте Госуслуг.

Дальнейшую работу можно структурировать таким образом:

  • каждая из организаций (ФСС, МСЭ, работодатель), заполняют свой блок данных;
  • первые записи делает врач, который отвечает за создание листка и его первоначальное заполнение;
  • при необходимости, то есть направлении на санаторное лечение, определении в стационар или назначении МСЭ для установления инвалидности, заполняется соответствующая вкладка;
  • работодателю отводится последняя по счету графа, он заполняет ее после получения номера документа от сотрудника, некоторые данные он вполне может взять из внутренних баз, чтобы ускорить заполнение;
  • документ отправляется в ФСС, и после этого сотруднику выплачиваются все денежные средства, которые были рассчитаны работодателем по стандартной процедуре.

Личный кабинет страхователя

В личном кабинете страхователя, то есть работодателя, ориентироваться несложно, в первую очередь следует авторизоваться для ведения работы.

Для этого используется учетная запись сервиса Госуслуги, на котором работодатель регистрируется только как юридическое лицо.

При входе на сайт становится доступен журнал больничных листов, в нем можно увидеть все закрытые, оплаченные документы, а также те, которые в процессе обработки. Тут же доступна и кнопка получения новых листов по коду, сообщаемому сотрудником.

Журнал ЭБЛ

Чтобы просмотреть конкретный документ, на него нужно кликнуть, после чего лист будет доступен для заполнения по вышеуказанной структуре.

Для тех бухгалтеров, которые заполняли бумажные документы, в информации не будет ничего нового, кроме метода ее внесения и передачи.

После нажатия кнопки сохранения информация будет передана дальше по цепочке, также специалист может закрыть листок, если там будут нарушения.

Хотя, если они будут, то врач попросту не оформит больничный, поскольку система электронных больничных — это ее и защита от коррупции.

Пример заполнения ЭЛН

Этап выплаты пособия

Выплата пособия, кроме конкретного размера, ничем не отличается от бумажного листка болезни, ведь с помощью единой системы его передать сотруднику не получится.

Учитывая, что большинство регионов, в которых действует электронный больничный, участвуют в пилотном проекте ФСС “Прямые выплаты”, то работодатель может заплатить человеку только свою часть.

Фонд социального страхования уплачивает пособие за все остальные дни, кроме первых трех, финансируемых работодателем. Это отличается от той системы, в которой работодатель должен был самостоятельно оплатить всю сумму пособия, а впоследствии востребовать с ФСС его часть.

Сроки оплаты больничного листа, хоть электронного, хоть бумажного — не отличаются. Назначить конкретную сумму пособия специалисты обязаны в десятидневный срок после получения листка, а выплатить должны при ближайшей заработной плате.

Поскольку ФСС не имеет таких проблем, то в рамках проекта “Прямые выплаты”, а также при электронных больничных, выплата производится в десятидневный период прямо человеку.

Как и все прочие структуры, ФСС должен удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) сразу при расчете, но только с той суммы, которую выплачивает сам.

Поскольку в электронной системе скорость передачи данных гораздо выше, то и выплата пособия произойдет намного быстрее, но при условии, что техника работает исправно, а специалисты умеют ей пользоваться.

Преимущества и недостатки системы

У электронных больничных есть как плюсы, так и минусы, которые влияют на удобство пользования таким видом документов:

Среди позитивных сторон можно отметить участие сотрудника в процессе формирования документа и его передачи минимальное;
документы в электронном виде нельзя потерять, испортить, исправить;
обмен данными построен по удобной схеме, которая позволяет за секунды назначать выплаты и отправлять информацию в ФСС;
процесс заполнения ЭЛН практически не отличается от бумажных документов, как и информация, которая туда вносится
Отрицательных сторон у этой системы на порядок меньше, но они достаточно ощутимы для пользователей для использования системы необходима квалификация сотрудников и техническая возможность, к чему готовы не все учреждения;
персональные данные человека передаются в электронную базу, которая имеет теоретическую возможность взлома

Электронные листки нетрудоспособности позволяют медикам и работодателям быстрее обрабатывать документы, назначать пособия и обслуживать сотрудников без причинения дискомфорта.

Чтобы работать в единой базе, все участники процесса должны иметь необходимое оборудование и навыки, а заполнение самих листов практически не отличается от бумажных вариантов, за исключением возможности править ошибки.